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Les organisations peuvent utiliser MOVEit Transfer Ad Hoc Transfer pour transférer des fichiers entre deux personnes. Les utilisateurs inscrits peuvent envoyer un paquet, qui contient un message et des fichiers comme un e-mail contenant des pièces jointes, à d'autres membres inscrits et, s'ils en ont l'autorisation, à des utilisateurs non-inscrits considérés comme des utilisateurs temporaires ou à des utilisateurs invités pour un paquet. S'ils en ont l'autorisation, les utilisateurs non-inscrits peuvent s'auto-enregistrer afin de pouvoir envoyer des paquets.
Les carnets d'adresses permettent de contrôler les utilisateurs pouvant envoyer des paquets à d'autres utilisateurs, ce qui peut être configuré par l'administrateur de l'organisation. Le carnet d'adresse d'un utilisateur peut inclure les utilisateurs inscrits et les utilisateurs auparavant non-inscrits qui sont désormais considérés comme des utilisateurs temporaires. Les transferts vers et de la part d'utilisateurs non-inscrits est une fonctionnalité propre à Ad Hoc Transfer (c-à-d pas à File Transfer pour des dossiers).
Le carnet d'adresses est une liste des utilisateurs et groupes à qui l'utilisateur peut envoyer des paquets. S'ils en ont l'autorisation, les utilisateurs peuvent également envoyer des paquets à des utilisateurs inscrits en dehors de leur carnet d'adresses, ainsi qu'à des utilisateurs non-inscrits pour lesquels MOVEit crée un utilisateur temporaire. À la réception d'un paquet provenant d'un utilisateur qui ne figure pas dans le carnet d'adresses du destinataire, une entrée est ajoutée à son carnet d'adresses afin qu'il puisse répondre à cette personne.
Une autre option permet aux utilisateurs d'envoyer des paquets à un utilisateur non-inscrit grâce au mot de passe de paquet. Dans ce cas, aucun utilisateur temporaire n'est créé. Un « mot de passe de paquet » fournit un accès au paquet envoyé uniquement et peut être utilisé pour une correspondance unique ou peu fréquente avec le ou les destinataire(s).
Les groupes peuvent également avoir des carnets d'adresses ; les entrées du carnet d'adresses d'un groupe sont disponibles automatiquement pour les membres de ce groupe.
L'administrateur de l'organisation peut configurer des options déterminant qui peut envoyer et recevoir des paquets. Une option permet aux utilisateurs non-inscrits d'être destinataires, et une autre leur permet de s'auto-enregistrer et d'envoyer des paquets. Des options définissent si les expéditeurs peuvent envoyer des fichiers à d'autres destinataires, qui ne figurent pas dans leur carnet d'adresses. Si c'est le cas, les expéditeurs peuvent entrer un nom d'utilisateur, un nom réel, ou l'adresse e-mail de n'importe quel utilisateur inscrit, temporaire ou non-inscrit. D'autres options incluent des quotas d'utilisateurs et de paquets, ainsi que des limites de téléchargement et d'expiration de paquets.
Ad Hoc Transfer indique aux destinataires qu'ils ont reçu un nouveau paquet. Dans la plupart des cas, les notifications sont un point clé du flux de travail Ad Hoc Transfer, et essentielles pour celui des destinataires non-inscrits.
Étant donné que le contenu des notifications par e-mail peut simplifier l'utilisation mais qu'il n'est pas sécurisé, l'administrateur peut définir des stratégies régissant la quantité de contenu transféré inclus dans les notifications par e-mail, notamment la partie Note du paquet et, dans une certaine mesure, l'Objet. L'administrateur peut définir la stratégie pour la gestion de la partie Note des paquets (le corps du message pour les paquets composés dans Outlook). Par exemple : doivent-ils être gérés en toute sécurité (envoyés par MOVEit uniquement et exclus des e-mails de notification) ? Ou doivent-ils être inclus dans les e-mails de notification de nouveau paquet envoyé aux destinataires ? Une fois la stratégie générale définie, les administrateurs peuvent également spécifier si les utilisateurs ont accès à une option par paquet afin de choisir quelle approche adopter.
Secure the Note (Sécuriser la note) est une approche adaptée aux transferts de paquets pour le texte du message composé par les expéditeurs. Une notification par e-mail est envoyée par le service, mais elle exclut la note composée. L'option Securing the note (Sécuriser la note) est utile si les utilisateurs saisissent des informations sensibles et confidentielles directement dans la note du paquet.
Désactiver cette option permet d'adopter une approche adaptée aux courriers électroniques pour le texte du message composé par les expéditeurs. Cette approche est utile aux utilisateurs souhaitant utiliser la note du paquet pour informer le destinataire qu'ils envoient les pièces jointes sécurisées via MOVEit, et pour présenter les fichiers.
Dans Outlook, la note est le texte que l'utilisateur entre dans le corps de l'e-mail en créant le paquet. Si la note est sécurisée, le texte est supprimé de l'e-mail de notification envoyé aux destinataires. Le texte n'apparaîtra dans le paquet qu'une fois que les destinataires y auront accédé. Les expéditeurs qui consultent leur dossier d'envoi Outlook ne verront que l'e-mail de notification envoyé aux destinataires. Pour voir le texte et le paquet envoyé, ils peuvent se connecter à leur compte MOVEit (via l'interface Web ou l'appli mobile) et accéder à leur boîte e-mail d'envoi (paquets).
L'objet saisi dans Outlook sera toujours utilisé dans la notification de nouveau paquet. Cependant, pour l'interface Web MOVEit et MOVEit Mobile, l'objet sera utilisé dans la notification de nouveau paquet en fonction du paramètre Secure the Note (Sécuriser la note) du paquet ainsi que du paramètre administrateur Comment Field (Champ de commentaire).
Pour les interfaces Web et mobile, le champ De : (et le champ Répondre à :) des notifications par e-mail peuvent être réglés sur différents niveaux de sécurité. (Pour les paquets envoyés avec le plug-in Outlook, les e-mails sont toujours identifiés comme provenant de l'expéditeur.) Décidez si le champ De : doit afficher le service de notification du système ou l'adresse e-mail de l'expéditeur.