Boîtes e-mail partagées

La fonction Shared Mailbox (Boîte aux lettres partagée) permet à plusieurs utilisateurs/groupes de partager une même boîte aux lettres pour la consultation et la gestion de paquets. Les utilisateurs/groupes qui ont accès à une boîte aux lettres partagée peuvent afficher, envoyer et répondre à des paquets depuis cette boîte aux lettres partagée en utilisant leur propre compte utilisateur. Les administrateurs peuvent partager l'accès à une boîte aux lettres pour assurer la réception des paquets en un lieu central accessible par plusieurs utilisateurs/groupes, ou pour laisser un utilisateur donné mener à bien des actions sur paquets pour le compte d'un autre utilisateur.

La fonction Shared Mailbox (Boîte aux lettres partagée) n'est utilisable que par les utilisateurs inscrits.

Mobile1.2.2 et le plug-in Outlook version2.5 prennent en charge cette nouvelle fonction de boîte aux lettres partagée.

Conditions préalables : activer l'accès administrateurs aux paquets

Pour que les administrateurs d'organisation puissent accéder à et gérer la fonction Shared Mailbox (Boîte aux lettres partagée), un administrateur système doit au préalable activer l'accès administrateurs aux paquets :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur système.
2. Sélectionnez Orgs, puis sélectionnez l'organisation hébergeant la boîte aux lettres à partager.
3. Sous Security Information > Administrator Package Access (Informations de sécurité > Accès administrateurs aux paquets), assurez-vous que Package/attachment viewing (Affichage des paquets/pièces jointes) est défini sur Admins only (Administrateurs uniquement) ou sur Admins and GroupAdmins (Administrateurs et Administrateurs de groupe). Cliquez sur Change Settings (Modifier les paramètres) pour activer l'une de ces options.

Activer une boîte aux lettres partagée.

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur. Vous ne devez pas vous connecter en tant qu'administrateur système.
2. Accédez à Users (Utilisateurs) et sélectionnez l'utilisateur propriétaire de la boîte aux lettres que vous souhaitez partager.
3. Faites défiler l'écran vers le bas pour jusqu'à la zone Shared Mailbox Information (Informations de boîte aux lettres partagée). Initialement, aucun autre utilisateur ni aucun groupe n'est autorisé à accéder à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Cliquez sur Edit Shared Mailboxes for this User (Modification des boîtes aux lettres partagées pour cet utilisateur).
4. Sélectionnez les utilisateurs/groupes auxquels vous souhaitez octroyer un accès partagé à cette boîte aux lettres, puis cliquez sur Add Entries (Ajouter des entrées). Le profil de l'utilisateur affiche désormais les utilisateurs/groupes que vous avez autorisés à accéder à sa boîte aux lettres.

Afficher les paquets d'une boîte aux lettres partagée

My Mailboxes (Mes boîtes aux lettres) apparaît en haut de la page comme à l'accoutumée, après quoi est présentée chacune des boîtes aux lettres partagées avec l'utilisateur connecté. Dans la figure, l’utilisateur trois (l’utilisateur inscrit) a accès aux boîtes aux lettres appartenant à l’utilisateur un et l’utilisateur deux :

Vous pouvez effectuer la plupart des actions typiques de paquet au sein d’une boîte aux lettres partagée, telles que afficher et répondre à des paquets de boîte de réception, créer, modifier et supprimer des brouillons et des modèles, afficher des paquets envoyés, consulter l’état de lecture de paquets envoyés, afficher l’historique d’un paquet et afficher des paquets dans la corbeille.

Vous ne pouvez pas effectuer ce qui suit dans une boîte aux lettres partagée :

• Créer une boîte aux lettres personnalisée (« Ajouter une boîte... »)
• Vider la corbeille
• Afficher des brouillons créés par quelqu’un d’autre que l’utilisateur actuellement connecté

Notifications

Lorsque boîte aux lettres est partagée, les notifications sont gérées comme suit :

New Package Notifications: Lorsqu’un paquet arrive dans une boîte aux lettres partagée, tous les utilisateurs ayant accès à la boîte aux lettres partagée reçoivent une notification par courriel de l’arrivée de ce paquet (si un administrateur a configuré des notifications). Vous voyez Mes nouveaux paquets en haut de la page comme d’habitude, suivi par Nouveaux paquets pour chaque boîte aux lettres partagée avec vous.

• Delivery Notifications: Tant l’utilisateur inscrit que l’utilisateur dans le champ « De » du paquet reçoivent les notifications de livraison. Par exemple : La boîte aux lettres de l’utilisateur un est partagée avec l’utilisateur deux. L’utilisateur deux adresse un paquet et sélectionne l’utilisateur un dans le champ « De » du paquet. L’utilisateur un et l’utilisateur deux reçoivent tous les deux des notifications d’accusé de livraison. Les notifications sont adressées comme suit :
  • Paquet lu : Une notification est adressée lorsqu’un paquet est lu par le titulaire de la boîte aux lettres partagée ou par tout utilisateur ayant accès à la boîte aux lettres partagée.
  • Pièce jointe téléchargée : La notification est envoyée lorsqu’un destinataire, ou quiconque avec un accès partagé à une boîte aux lettres d’un destinataire, télécharge la pièce jointe.
  • Paquet supprimé : La notification est envoyée lorsqu’un destinataire supprime le paquet de la corbeille sans le lire. La notification n’est PAS envoyée lorsqu’un utilisateur, avec un accès partagé à une boîte aux lettres du destinataire, place un paquet dans la corbeille.
  • Utilisateur supprimé : La notification est envoyée lorsqu’un destinataire supprime le paquet de la corbeille sans le lire. La notification n’est PAS envoyée lorsqu’un utilisateur, avec un accès partagé à une boîte aux lettres du destinataire, est supprimé avant d’avoir lu le paquet.

    Remarque : Afin d’activer les notifications de livraison, l’expéditeur doit sélectionner Accusé de livraison au niveau du paquet.

État de lecture

Pour consulter l’état de lecture d’un paquet, vous devez l’afficher dans le dossier Envoyé de la boîte aux lettres qui l’a envoyé. Par exemple, la boîte aux lettres de l’utilisateur un est partagée avec l’utilisateur deux. L’utilisateur deux adresse un paquet et sélectionne l’utilisateur un dans le champ « De » du paquet. Le paquet est adressé depuis la boîte aux lettres de l’utilisateur un. Afin d’afficher l’état de lecture de ce paquet, l’utilisateur deux doit ouvrir la boîte aux lettres Envoyé de l’utilisateur un. Lorsque vous ouvrez un paquet envoyé et que vous cliquez sur Suite à côté de l’état de lecture, vous voyez uniquement les destinataires du paquet. Vous ne verrez pas les utilisateurs qui ont un accès partagé à la boîte aux lettres d’un destinataire.

Remarque : Si vous adressez un paquet à utilisateur qui a partagé sa boîte aux lettres avec d’autres utilisateurs, vous n’aurez pas la visibilité sur les autres pouvant accéder au paquet.

Marquer des paquets comme Nouveaux/Non nouveaux

Vous ne pouvez marquer que vos propres nouveaux paquets comme « non nouveaux » dans l'écran Packages (Paquets).

Les nouveaux paquets d'une boîte aux lettres partagée restent marqués comme « nouveaux » jusqu'à ce que l'un des événements suivants se produise :

• Consultation du paquet par le propriétaire de la boîte aux lettres partagée
• Consultation et marquage du paquet comme « non nouveau » par tout utilisateur ayant accès à cette boîte aux lettres partagée à l'intérieur du paquet

Lorsqu'un utilisateur consulte un paquet dans une boîte aux lettres partagée et le marque comme nouveau/non nouveau à l'intérieur du paquet, le paquet est marqué comme nouveau/non nouveau pour tous les autres utilisateurs qui ont accès à cette boîte aux lettres partagée.

Envoi d’un paquet depuis une boîte aux lettres partagée

Pour envoyer un nouveau paquet depuis une boîte aux lettres partagée, connectez-vous avec votre propre compte utilisateur comme d’habitude, créez un nouveau paquet, et dans le champ De : sélectionnez la boîte aux lettres depuis laquelle vous voulez adresser le nouveau paquet. Les boîtes aux lettres partagées avec vous sont également visibles à l’intérieur du plug-in Outlook pour votre sélection.

Remarque : Le contenu du carnet d’adresses appartient à l’utilisateur sélectionné.

Réponses et transferts

Lors de la réponse ou du transfert d’un paquet dans une boîte aux lettres partagée, leFrom:champ affiche toujours le propriétaire d’une boîte aux lettres partagées.

Entrées de journal

Lorsqu'un utilisateur effectue une action dans un paquet de boîte aux lettres partagée, le nom de cet utilisateur apparaît sous Username (Nom d'utilisateur) et le nom du propriétaire de la boîte aux lettres partagée apparaît sous Target (Cible).

Lorsqu'un utilisateur charge un fichier vers un paquet, le nom de cet utilisateur apparaît sous Username (Nom d'utilisateur) indépendamment de la boîte aux lettres.

Paramètres utilisateur

Les paramètres utilisateur du propriétaire de la boîte aux lettres partagée ont toujours priorité sur les paramètres des utilisateurs connectés. La seule exception concerne l'ensemble de règles DLP. L'ensemble de règles DLP de l'utilisateur connecté est toujours respecté.

Mobile

Vous pouvez accéder aux boîtes aux lettres partagées depuis MOVEit Mobile. Pour plus d’informations, voir l’aide Mobile 1.2.2.

Plug-in Outlook

• Vous pouvez accéder aux boîtes aux lettres partagées depuis le plug-in Outlook. Pour plus d’informations, voir l’aide Plug-in Outlook 2.5.