Freigegebene Postfächer

Voraussetzung: Aktivierter Administratorzugriff auf Pakete

Damit die Administratoren einer Organisation die Funktion „Shared Mailbox“ (Freigegebenes Postfach) anzeigen oder verwalten können, muss ein Systemadministrator den Administratorzugriff auf Pakete aktivieren:

1. Melden Sie sich als Systemadministrator (SysAdmin) an.
2. Wählen Sie Orgs (Organisation) und anschließend die Organisation, die über ein freizugebendes Postfach verfügt.
3. Vergewissern Sie sich unter Security Information > Administrator Package Access (Sicherheitsinformationen > Administratorzugriff auf Pakete), dass die Option Package/attachment viewing (Paket/Anhang anzeigen) auf Admins only (Nur Administratoren) oder Admins and GroupAdmins (Administratoren und Gruppenadministratoren) eingestellt ist. Klicken Sie auf Change Settings (Einstellungen ändern), um eine dieser Optionen zu aktivieren.

Freigegebenes Postfach aktivieren

1. Melden Sie sich als Administrator an. Sie können nicht als SysAdmin angemeldet sein.
2. Wählen Sie Users (Benutzer) und anschließend den Benutzer, dessen Postfach Sie freigeben möchten.
3. Gehen Sie am Ende der Seite zu Shared Mailbox Information (Informationen zu freigegebenem Postfach). Anfänglich haben keine Benutzer/Gruppen Zugriff auf das Postfach eines Benutzers. Klicken Sie auf Edit Shared Mailboxes for this User (Freigegebene Postfächer für diesen Benutzer bearbeiten).
4. Wählen Sie die Benutzer/Gruppen aus, die gemeinsam Zugriff auf dieses Postfach haben sollen, und klicken Sie auf Add Entries (Einträge hinzufügen). Im Benutzerprofil werden jetzt die Benutzer/Gruppen angezeigt, für die Sie den Zugriff auf das Postfach dieses Benutzers freigegeben haben.

Pakete in freigegebenem Postfach anzeigen

Oben auf der Seite wird wie gewohnt „My Mailboxes“ (Meine Postfächer) gefolgt von „Mailboxes“ (Postfächer) für jedes der für den angemeldeten Benutzer freigegebene Postfächer angezeigt.

In der Abbildung hat Benutzer3 (der angemeldete Benutzer) Zugriff auf die freigegebenen Postfächer von Benutzer1 und Benutzer2.

In freigegebenen Postfächern können die meisten normalen Paketaktionen durchgeführt werden (Pakete im Posteingang anzeigen, Vorlagen und Entwürfe erstellen, bearbeiten und löschen, gesendete Pakete anzeigen, Lesestatus von gesendeten Paketen anzeigen, Paketverlauf und Pakete im Papierkorb anzeigen).

In freigegebenen Postfächern sind folgende Aktionen nicht möglich:

• Benutzerdefinierte Postfächer erstellen („Fach hinzufügen…“)
• Papierkorb leeren
• Entwürfe anzeigen, die von anderen Personen als dem derzeit angemeldeten Benutzer erstellt wurden

Benachrichtigungen

Wenn ein Postfach freigegeben wird, wird folgendermaßen mit Benachrichtigungen verfahren:

Benachrichtigung „Neues Paket“: Wenn ein Paket in einem freigegebenen Postfach eingeht, erhalten alle Benutzer mit Zugriff auf das freigegebene Postfach eine E-Mail-Benachrichtigung über das Paket (wenn ein Administrator Benachrichtigungen konfiguriert hat). Oben auf der Seite wird wie gewohnt „Meine neuen Pakete“, gefolgt von „Neue Pakete“ für jedes der für Sie freigegebenen Postfächer angezeigt.

• Zustellungsbenachrichtigungen: Sowohl der angemeldete Benutzer als auch der Benutzer im Absenderfeld des Pakets erhalten Zustellungsbenachrichtigungen. Beispiel: Benutzer1 teilt sich ein Postfach mit Benutzer2. Benutzer2 verschickt ein Paket und wählt Benutzer1 im Absenderfeld des Pakets aus. Sowohl Benutzer1 als auch Benutzer2 erhalten Zustellungsbenachrichtigungen. Die Benachrichtigungen werden folgendermaßen versendet:
  • Paket gelesen: Eine Benachrichtigung wird versendet, wenn ein Paket vom Eigentümer des freigegebenen Postfachs oder von einem beliebigen Benutzer mit Zugriff auf das freigegebene Postfach gelesen wird.
  • Anhang heruntergeladen: Eine Benachrichtigung wird versendet, wenn ein Anhang vom Empfänger oder von einem beliebigen Benutzer mit Zugriff auf das freigegebene Postfach heruntergeladen wird.
  • Paket gelöscht: Eine Benachrichtigung wird versendet, wenn ein Empfänger ein ungelesenes Paket aus dem Papierkorb löscht. Eine Benachrichtigung wird NICHT versendet, wenn ein Paket von einem beliebigen Benutzer mit Zugriff auf das freigegebene Postfach in den Papierkorb verschoben wird.
  • Benutzer gelöscht: Eine Benachrichtigung wird versendet, wenn das Benutzerkonto eines Empfängers vor dem Lesen des Pakets gelöscht wird. Eine Benachrichtigung wird NICHT versendet, wenn ein Benutzer mit Zugriff auf ein freigegebenes Postfach vor dem Lesen des Pakets gelöscht wird.

    Hinweis: Zur Aktivierung von Zustellungsbenachrichtigungen muss der Absender vor dem Versand des Pakets „Zustellungsbenachrichtigung“ auswählen.

Lesestatus

Sie können den Lesestatus von Paket im Ordner „Gesendet“ des Postfachs, über das das Paket verschickt wurde, einsehen. Beispiel: Benutzer1 teilt sich ein Postfach mit Benutzer2. Benutzer2 verschickt ein Paket und wählt Benutzer1 im Absenderfeld des Pakets aus. Das Paket wird über das Postfach von Benutzer1 verschickt. Benutzer2 kann den Lesestatus des Pakets im Postfach „Gesendet“ von Benutzer1 einsehen. Wenn Sie ein gesendetes Paket öffnen und neben dem Lesestatus auf Mehr klicken, werden nur die Empfänger des Pakets angezeigt. Die Liste enthält keine Benutzer mit freigegebenem Zugriff auf das Postfach des Empfängers.

Hinweis: Wenn Sie ein Paket an einen Benutzer versenden, der sein Postfach mit anderen Benutzern teilt, sehen Sie die Benutzer, die ebenfalls auf das Paket zugreifen können, nicht.

Markieren von Paketen als neu/nicht neu

Sie können im Bildschirm „Pakete“ nur Ihre eigenen neuen Pakete als „nicht neu“ markieren.

Neue Pakete in freigegebenen Postfächern bleiben bis zu einem der folgenden Ereignisse als „neu“ markiert:

• Der Eigentümer des freigegebenen Postfachs zeigt das Paket an.
• Ein Benutzer, der Zugriff auf dieses freigegebene Postfach hat, zeigt das Paket an und markiert es innerhalb des Pakets als „nicht neu“.

Wenn ein Benutzer ein Paket in einem freigegebenen Postfach anzeigt und es innerhalb des Pakets als neu/nicht neu markiert, wird das Paket für alle anderen Benutzer, die Zugriff auf dieses freigegebene Postfach haben, ebenfalls als neu oder nicht neu markiert.

Paket über freigegebenes Postfach versenden

Wenn Sie ein neues Paket über ein freigegebenes Postfach versenden möchten, melden Sie sich normal mit Ihrem Benutzerkonto an. Erstellen Sie ein Paket und wählen Sie im Absenderfeld das Postfach aus, von dem Sie das neue Paket versenden möchten. Die für Sie freigegebenen Postfächer sind auch im Outlook-Plug-in sichtbar.

Hinweis: Der Inhalt des Adressbuchs gehört dem ausgewählten Benutzer.

Antworten und Weiterleiten

Wenn ein Paket in einem freigegebenen Postfach beantwortet oder weitergeleitet wird, wird im Feld Absender immer der Eigentümer des freigegebenen Postfachs angezeigt.

Protokolleinträge

Wenn ein Benutzer eine Aktion in einem Paket eines freigegebenen Postfachs ausführt, wird dieser Benutzer unter „Username“ (Benutzername) angezeigt. Der Name des Eigentümers des freigegebenen Postfachs wird unter „Target“ (Ziel) angezeigt.

Wenn ein Benutzer eine Datei in ein Paket hochlädt, wird dieser Benutzer ungeachtet des Postfachs unter „Username“ (Benutzername) angezeigt.

Benutzereinstellungen

Die User Settings (Benutzereinstellungen) des Eigentümers des freigegebenen Postfachs haben gegenüber den Einstellungen der angemeldeten Benutzer immer Vorrang. Einzige Ausnahme ist das DLP-Ruleset. Das DLP-Ruleset des angemeldeten Benutzers wird stets respektiert.

Mobil

Sie können von MOVEit Mobile auf freigegebene Postfächer zugreifen.

Outlook-Plug-in

Sie können über das Outlook-Plug-in auf freigegebene Postfächer zugreifen. Weitere Informationen erhalten Sie in der Hilfe zum Outlook-Plug-in.