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In diesem Abschnitt kann der Administrator festlegen, wie mit dem Teil Note (Notiz) von Paketen (Nachrichtentext von in Outlook erstellten Paketen) umgegangen werden soll. Sollen Sie sicher behandelt werden (nur über MOVEit gesendet und von Benachrichtigungs-E-Mails ausgeschlossen)? Oder soll er in den an die Empfänger gesendeten E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Paketen enthalten sein? Nach dem Festlegen der allgemeinen Richtlinie geben Sie an, ob Benutzer eine Pro-Paket-Option erhalten sollen.
Wie lautet die allgemeine Richtlinie für den Umgang mit Paketnotizen?
Können Benutzer den Umgang mit Notizen mit der Pro-Paket-Einstellung Secure the Note (Notiz sichern) ändern?
Hinweis: Diese Richtlinien gelten für das Outlook Plug-in (für den Text, der in den Körper der E-Mail, die zum Erstellen des Pakets verwendet wird, eingegeben wird), die MOVEit-Webbenutzeroberfläche und die MOVEit-Mobilfunk-Apps (iOS und Android) sowie das MOVEit Mobile Web.
Wenn Secure the Note (Notiz sichern) aktiviert ist, wird der von den Absendern erstellte Nachrichtentext paketübertragungsorientiert behandelt. Dabei wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, jedoch ohne die von den Absendern erstellte Notiz.
Demgegenüber ist Email the Note (Notiz per E-Mail senden) ein E-Mail-orientierter Ansatz für den Nachrichtentext, der vom Absender erstellt wird.
Deshalb ist eine Überlegung zu Secure the Note (Notiz sichern): Sie eignet sich NICHT gut für Benutzer, die die Paketnotiz verwenden möchten, um den Empfänger darüber zu informieren, dass die sicher angehängten Dateien über MOVEit gesendet werden, und um die Dateien vorzustellen. Wenn sie eine derartige Notiz schreiben, wird diese NICHT in der Benachrichtigungs-E-Mail zum Paket angezeigt.
Andererseits eignet sich „Notiz sichern“ gut zum Eingeben von vertraulichen und sensiblen Informationen direkt in die Notiz des Pakets.
In Outlook handelt es sich bei der Notiz um den Text, den der Benutzer bei der Erstellung eines Pakets im Nachrichtenteil der E-Mail eingibt. Beim Sichern der Notiz wird dieser Text aus der E-Mail, die als Benachrichtigungs-E-Mail an die Empfänger gesendet wird, entfernt. Der Text wird erst angezeigt, wenn die Empfänger auf das Paket zugreifen.
Absender sehen in ihrem Outlook-Postausgang dann nur die Benachrichtigungs-E-Mail, die den Empfängern per E-Mail zugesendet wurde. Wenn sie den gesendeten Text und das Paket sehen möchten, müssen sie sich bei ihrem MOVEit-Konto anmelden (über die Webschnittstelle oder die Mobile-App) und dort in ihrem Postfach für gesendete Pakete nachsehen.
Der in Outlook eingegebene Betreff wird immer in der Benachrichtigung „Neues Paket“ verwendet. Allerdings hängt für die MOVEit-Webbenutzeroberfläche und für MOVEit Mobile die Verwendung des Betreffs in der Benachrichtigung „Neues Paket“ zunächst von der für die Paketnotiz verwendeten Einstellung „Notiz sichern“ ab. Wenn die Paketnotiz NICHT gesichert ist, wird der vom Absender eingegebene Betreff immer in der Benachrichtigung „Neues Paket“ gesendet. Wenn die Notiz gesichert ist, dann hängt der Umgang mit der Betreffzeile vom Feld Comment (Kommentar) unter Webschnittstelle – Einstellungen – Darstellung – Benachrichtigung – Angezeigte Elemente ab.
In diesem Abschnitt kann der Administrator Optionen festlegen, die die Art von Inhalt bestimmen, den ein Benutzer in einem Paket senden kann, und die die Anzahl von Downloads von in einem Paket gesendeten Dateien beschränken. Diese Optionen gelten für alle Benutzer in der Organisation. Beachten Sie, dass die Optionen auch auf Gruppen- und Benutzerebene festgelegt werden können, so dass Gruppen und einzelne Benutzer über Einstellungen verfügen können, die sich von den Organisationseinstellungen unterscheiden.
Die Standardeinstellungen berechtigen alle Benutzer zum Senden von Dateien in einem Paket und lassen das Senden von allen Dateitypen zu. Die Standard-Downloadgrenze ist auf max. 20 Downloads pro Datei eingestellt. Alle Benutzer haben die Berechtigung, eine Downloadgrenze (Standard ist 10) für ein bestimmtes Paket einzustellen.
Der Administrator kann die Standardeinstellungen für die Organisation ändern. Die Einstellungen werden im Folgenden beschrieben:
Die Möglichkeit, einem Paket eine Datei anzufügen, kann für alle Benutzer, für Mitglieder einer Gruppe, die angefügte Dateien gestattet, und für keine Benutzer zugelassen werden. Standardmäßig können alle Benutzer Dateien an ein Paket anfügen. Wird „None“ (Keine) ausgewählt, können Pakete nur eine Nachricht enthalten (dadurch entspricht die Ad Hoc Transfer-Funktion der Funktion „Sicheres Messaging“, die in früheren Versionen zur Verfügung stand).
Ermöglicht dem Administrator das Festlegen einer Liste mit Dateimasken, die bei Dateien, die an ein Paket angefügt werden, erzwungen wird. Angefügte Dateien, die mindestens einem Eintrag in der Dateimaskenliste („deren Namen übereinstimmen“) entsprechen, können konfiguriert werden, dass sie entweder zugelassen oder abgelehnt werden.
Die Standardeinstellung für die maximale Anzahl von Downloads beträgt 20. Dies wird unter „No file may be downloaded from any package more than 20 times“ (Keine Datei darf von einem Paket öfters als 20 Mal heruntergeladen werden) festgelegt. Dies bedeutet, dass, wenn ein Benutzer ein Paket an 5 Empfänger sendet, jeder Empfänger eine Datei von diesem Paket 4 Mal herunterladen könnte, bevor die Grenze erreicht ist. Die Anforderungen der Benutzer variieren, deshalb können Sie auswählen, ob eine strenge Downloadgrenze erzwungen wird, ob Benutzer ihre eigene Grenze setzen können oder ob die Grenze in einem Benutzerprofil festgelegt wird.
Die Standardeinstellung lautet, dass alle Benutzer die Downloadgrenze ändern dürfen. Als Standardwert wird 10 verwendet. Der Administrator kann durch Auswahl der Option „None“ (Keine) eine strenge Downloadgrenze erzwingen. Wenn der Administrator die Option auch im Benutzerprofil festgelegt hat, wird die Einstellung im Benutzerprofil verwendet. Auf diese Weise können bestimmte Benutzer weiter eingeschränkt werden, für die das Festlegen der Downloadgrenze im Standardwert nicht erforderlich ist.
Hinweis: Die Mobilfunk-Apps und das Web stellen den Absendern die Pro-Paket-Option nicht bereit. Der hier festgelegte Standard wird zum Absolutwert, der immer dafür verwendet wird, um Downloads von Paketen, die von einem Mobilfunkgerät gesendet werden, zu begrenzen. Die Einstellung kann durch die Pro-Benutzer-Standardeinstellung außer Kraft gesetzt werden, die immer auch als Absolutwert verwendet wird, um Downloads von einem Mobilfunkgerät zu begrenzen. Siehe Attachment Download Limits (Anlagenherunterladegrenzen) unter User Settings (Benutzereinstellungen) in Webschnittstelle – Benutzer – Profil.
Beim Speichern von Änderungen wird die konfigurierte Einstellung auf alle neuen Benutzer angewendet. Darüber hinaus haben Sie die Option, die neue Einstellung auch auf vorhandene Benutzer anzuwenden.
In diesem Abschnitt kann der Administrator Optionen konfigurieren, die die Anzahl von Paketen, die ein Benutzer in einem bestimmten Zeitraum senden kann („Default User Quota“ (Standardbenutzerquote)), sowie die Gesamtgröße der Dateien in einem einzelnen Paket („Default Per Package Quota“ (Standardquote pro Paket)) festlegen. Die Standardeinstellung für beide Optionen lautet „No quota“ (Keine Quote). Dies bedeutet, dass Benutzer eine unbegrenzte Anzahl von Paketen senden können und dass die Anzahl der Dateien in einem Paket unbegrenzt ist.
Der Administrator kann die Standardeinstellungen für die Organisation ändern. Beachten Sie, dass diese Optionen auch auf Gruppen- und Benutzerebene festgelegt werden können, so dass Gruppen und einzelne Benutzer über Einstellungen verfügen können, die sich von den Organisationseinstellungen unterscheiden. Die Einstellungen werden im Folgenden beschrieben:
Der Administrator kann den Standardwert sowohl für die Gesamtgröße der gesendeten Pakete, die alle angefügten Dateien einschließt, als auch für die Zeitdauer, während der die Quote gilt, festlegen. Beim Speichern von Änderungen wird der konfigurierte Wert auf alle neuen Benutzer angewendet. Darüber hinaus haben Sie die Option, die neue Einstellung auch auf vorhandene Benutzer anzuwenden.
Hinweis: Die Ad Hoc Transfer-Standardquote für Benutzer gilt nicht für Gastbenutzer, dafür aber die vorgegebene Pro-Paket-Quote.
Der Administrator kann den Standardwert festlegen, der die Gesamtdateigröße der Anlagen, die einem einzelnen Paket hinzugefügt werden, begrenzt. Beim Speichern von Änderungen wird der konfigurierte Wert auf alle neuen Benutzer angewendet. Darüber hinaus haben Sie die Option, die neue Einstellung auch auf vorhandene Benutzer anzuwenden.
Hinweis: Die vorgegebene Pro-Paket-Quote gilt für Gastbenutzer.
In diesem Abschnitt kann der Administrator Optionen konfigurieren, die festlegen, wann Paketquotenwarnungen an den Absender eines Pakets gesendet werden. Die Standardeinstellung warnt den Absender, wenn mehr als 80 % der Quote aufgebraucht sind. Dies wird im Feld „Default User Quota“ (Vorgegebene Benutzerquote) festgelegt.
In diesen beiden Abschnitten (Aufruf über den Link Package Notifications (Paketbenachrichtigungen)) kann der Administrator folgende Optionen konfigurieren:
Legen Sie für neue Paketbenachrichtigungen an Empfänger fest, ob im Feld From: (Von:) entweder der Systembenachrichtigungsdienst oder die E-Mail-Adresse des Absenders stehen soll.
Der Standardwert No (Nein) legt die Adresse From: (Von:) für die neue Paketbenachrichtigung wie folgt fest: UserDisplayName via OrgDisplayName Benachrichtigungsdienst <email@domain.ext>.
Die Option Yes (Ja) erfordert entweder Include (Enthält) oder Exclude (Ausschließen). Für beide Optionen ist das optionale Feld these domains (Diese Domänen) verfügbar. Daraus ergeben sich im Wesentlichen vier Auswahlmöglichkeiten, von denen zwei von der E-Mail-Adresse jedes Absenders abhängig sind.
Für die Angabe von Domänen gelten die folgenden Regeln:
Hinweis: Die bedingte Verwendung der E-Mail-Adresse des Absenders kann nützlich sein, wenn der SMTP-Server Ihrer MOVEit-Organisation die Domänen, die durchgeleitet, und die Domänen, die nicht durchgeleitet werden, festlegt. Dies könnte beim Umgang mit den neuen Paketbenachrichtigungen nützlich sein, die im Auftrag von: a) nicht registrieren Empfängern, die dem ursprünglichen Absender antworten, und b) neu selbstregistrierten Absendern gesendet werden. Verwenden Sie die Domänenangaben und -einstellungen, so dass für E-Mails von Domänen, die durchgeleitet werden, die E-Mail-Adresse des Absenders im Feld From: (Von:) verwendet wird, aber für Absender-E-Mail-Domänen, die nicht zugestellt werden, stattdessen der Benachrichtigungsdienst verwendet wird (die E-Mail-Adresse des Absenders wird allerdings als Wert für das Feld Reply-To: (Antworten:) verwendet).
New Package Notifications (Allow Ad Hoc Plug-in to send notifications directly) (Benachrichtigungen „Neues Paket“ (Ad Hoc Plug-in das direkte Senden von Benachrichtigungen gestatten)
Für Benutzer des Ad Hoc Plug-ins (Outlook) können Sie diese Option wie folgt festlegen:
Hinweis: Bei Einstellung dieser Option auf Yes (Ja) werden Anmeldeinformationen für temporäre Benutzer bzw. Paketkennwörter immer getrennt von der Benachrichtigung gesendet. Siehe den Hinweis im Abschnitt Nicht registrierte Empfänger – Temporäres Benutzerkennwort.
In diesem Abschnitt kann der Administrator Optionen konfigurieren, die festlegen, wann Zustellungsbenachrichtigungen an den Absender eines Pakets gesendet werden. Die Standardwerte „Send immediately“ (Sofort senden) und „First read by each recipient“ (Beim ersten Lesen von jedem Empfänger) bedeuten, dass der Absender eines Pakets eine Zustellungsbenachrichtigung erhält, wenn ein Empfänger das erste Mal die Paketbenachrichtigung liest (oder öffnet).
Der Administrator kann diese Optionen so ändern, dass der Absender nicht für jedes Ereignis (erstes Lesen und erster Download) eine getrennte E-Mail-Benachrichtigung erhält. Wird die Option Send every nn minutes (Alle nn Minuten senden) verwendet, erhält der Absender eine Zustellungsbenachrichtigung, die mehrere Ereignisse (z. B. erstes Lesen und erster Download oder Downloads durch mehrere Empfänger) in einer Benachrichtigung zusammenfasst, die entsprechend dem festgelegten Zeitintervall gesendet wird. Der Administrator kann die Optionen auch so einstellen, dass der Absender nur benachrichtigt wird, wenn eine Datei heruntergeladen wird oder nur beim ersten Lesen oder in beiden Fällen.
Beim Speichern von Änderungen wird die konfigurierte Einstellung auf alle neuen Benutzer angewendet. Darüber hinaus haben Sie die Option, die neue Einstellung auch auf vorhandene Benutzer anzuwenden.