Envoi de rapports et de journaux par e-mail

Vous pouvez envoyer par e-mail des rapports de tableau de bord, des rapports complets et des journaux comme pièces jointes d'e-mail dans le menu Dashboard (Tableau de bord). Après avoir planifié une distribution par e-mail/une exportation de données, vous pouvez la gérer/modifier via la Bibliothèque de rapports planifiés.

Pour envoyer un rapport ou un journal par e-mail :

1. Ouvrez le rapport, journal ou tableau de bord contenant le ou les rapports que vous souhaitez envoyer par e-mail, puis planifiez un rapport.
   • Journaux. Cliquez sur le menu Exporter () et sélectionnez Planifier un rapport.
   • Tableau de bord/Rapports. Cliquez sur le menu Options du tableau de bord () et sélectionnez Schedule Export (Planifier un rapport).

   La boîte de dialogue Planifier l'exportation s'affiche.

2. Configurez les paramètres suivants :
   • Type d'exportation. Sélectionnez PDF, Excel (xml), CSV ou TXT.
   • Taille de la page. Sélectionnez la taille de la page (PDF uniquement).
   • Orientation de la page. Sélectionnez Portrait ou Paysage (PDF uniquement).
3. Cliquez sur Next (Suivant).
4. Configurez les détails de l'e-mail pour le rapport.
   • Destinataire(s). Saisissez les adresses e-mail des destinataires souhaités. Les adresses e-mail doivent être séparées par une virgule.
   • From (De). Saisissez l'adresse e-mail de l'expéditeur du rapport.
   • Subject (Objet). Si nécessaire, saisissez un objet pour le message e-mail.
   • Message body (Corps du message). Si nécessaire, saisissez un corps de message pour le message e-mail.
   • Hôte de substitution. Si nécessaire, saisissez une URL différente à afficher à l'utilisateur final dans l'e-mail. Il est utilisé en association avec l'option Inclure le lien dans le rapport (avec les données actuelles). Utiliser un hôte de substitution est une option utile si les utilisateurs hors de votre réseau ont besoin d'accéder au serveur en utilisant une URL autre que l'adresse Web par défaut du serveur WhatsUp Gold.
   • Inclure le HTML intégré du rapport dans l'e-mail. Sélectionnez cette option si vous souhaitez afficher une capture d'écran du rapport intégré à l'e-mail, en plus du rapport en pièce jointe.
   • Inclure le lien dans le rapport (avec les données actuelles). Sélectionnez cette option si vous souhaitez recevoir un lien direct vers le rapport.
   • SMTP Server (Serveur SMTP). Saisissez le nom du serveur de messagerie.
   • Numéro de port SMTP. Si nécessaire, modifiez le numéro de port.
   • Délai(s) SMTP. Modifiez la durée (en secondes) d'attente d'une réponse du serveur SMTP pour chaque commande émise par WhatsUp Gold. Si la limite est dépassée, la demande échoue.
   • Use SMTP authentication (Utiliser une authentification SMTP). Sélectionnez cette option si le serveur SMTP nécessite une authentification. Si cette option est sélectionnée, saisissez un nom d'utilisateur et un mot de passe pour l'authentification.
   • Use an encrypted connection (SSL/TLS) (Utiliser une connexion cryptée (SSL/TLS). Sélectionnez cette option si votre serveur SMTP prend en charge le cryptage des données sur une connexion TLS (plus connu sous le nom de SSL).
5. Cliquez sur Next (Suivant).
6. Configurez les détails de planification du rapport.
   • Planification. Sélectionnez cette option si vous souhaitez configurer une période de temps spécifique pour envoyer l'e-mail.
     • Name (Nom). Saisissez un nom pour la planification. Vous pouvez gérer le rapport planifié dans la Bibliothèque de rapports planifiés.
     • Daily (Tous les jours). Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer le rapport par e-mail lors de jours spécifiques ou tous les jours de la semaine.
     • Weekly (Toutes les semaines). Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer le rapport par e-mail lors de jours de la semaine spécifiques ou une fois par semaine.
     • Monthly (Tous les mois). Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer le rapport par e-mail lors d'un jour de la semaine spécifique ou un nombre de fois spécifique par mois.
     • Custom (Personnalisé). Sélectionnez cette option si vous souhaitez envoyer le rapport par e-mail lors d'une période de temps spécifique. Par exemple, nombre de minutes, d'heures, de jours, de mois ou d'années.
7. Cliquez sur Next (Suivant).
8. Vérifiez le résumé du rapport par e-mail et cliquez sur Modifier pour effectuer les modifications nécessaires.
9. Cliquez sur Terminer. La planification est définie et peut être affichée dans la Bibliothèque de rapports planifiés.