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このセクションでは、管理者はパッケージのメモ部分 (Outlook で作成されたパッケージではメッセージ本文) の処理を指定できます。メモ部分を安全に取り扱う (MOVEit のみが送信し、通知メールから除外する) 必要があるかどうかや、受信者宛ての新着パッケージ通知メールにメモ部分を含める必要があるかどうかです。全体的なポリシーを指定した後、パッケージごとのオプションをユーザーに提供するかどうかを指定します。
パッケージのメモを処理するための全体的なポリシー
ユーザーはパッケージごとの [Secure the Note (メモを保護)] 設定を使用してメモの処理を変更できるか
注: これらのポリシーは、Outlook プラグイン (パッケージの作成に使用される E メールの本文に入力されるテキスト)、MOVEit の Web UI、MOVEit Mobile アプリケーション (iOS および Android)、MOVEit Mobile Web に適用されます。
[Secure the Note (メモを保護)] は、送信者が作成したメッセージテキストに対するパッケージ送信重視のアプローチです。E メール通知はサービスによって送信されますが、作成されたメモは除外されます。
これに対して、[Email the Note (メモを E メールで送信)] は、送信者が作成したメッセージテキストに対する E メール重視のアプローチです。
したがって、[Secure the Note (メモを保護)] は、ユーザーがパッケージのメモを使用して、安全に添付されたファイルを MOVEit を通じて送信することを受信者に通知し、そのファイルについて説明する場合にはあまり適していません。そのようなメモを入力しても、パッケージについての通知メールには表示されません。
一方、メモを保護することは、ユーザーが機密情報をパッケージのメモに直接入力する場合に非常に適しています。
Outlook でのメモとは、ユーザーがパッケージの作成時に E メール本文に入力するテキストです。メモを保護すると、受信者宛ての通知メールとして送信される E メールからテキストが削除されます。テキストは、受信者がパッケージにアクセスした後、パッケージにのみ表示されます。
送信者の Outlook の送信済みフォルダーには、受信者宛てに E メールで送信した通知メールしか表示されません。送信したテキストとパッケージを確認するには、(Web UI または Mobile アプリケーションで) MOVEit アカウントにサインオンし、その送信済み (パッケージ) メールボックスにアクセスします。
Outlook で入力した件名は、常に新着パッケージ通知で使用されます。ただし、MOVEit Web UI および MOVEit Mobile では、件名が新着パッケージ通知で使用されるかどうかは、パッケージのメモに使用される [Secure the Note (メモを保護)] 設定によって決まります。パッケージのメモが保護されていない場合、送信者が入力した件名は、常に新着パッケージ通知で送信されます。メモが保護されている場合、件名行の処理は、[Web Interface (Web インターフェイス)] - [Settings (設定)] - [Appearance (外観)] - [Notification (通知)] - [Items Displayed (表示項目)] の [Comment Field (コメントフィールド)] によって異なります。
このセクションでは、管理者は、ユーザーがパッケージで送信できるコンテンツの種類を決めたり、パッケージで送信されたファイルのダウンロード回数を制限したりするオプションを設定できます。これらのオプションは、組織のすべてのユーザーに適用されます。オプションはグループレベルでもユーザーレベルでも設定できるため、グループおよび個々のユーザーに対して組織の設定とは異なる設定を行うことができます。
デフォルト設定では、すべてのユーザーがパッケージでファイルを送信でき、あらゆる種類のファイルを送信できます。デフォルトのダウンロード制限は 1 ファイルあたり最大 20 回に設定されており、すべてのユーザーが特定のパッケージのダウンロード制限 (デフォルトは 10 回) を設定できます。
管理者は、組織のデフォルト設定を変更することができます。設定の説明は以下のとおりです。
パッケージへのファイルの添付は、すべてのユーザー、ファイルの添付が許可されているグループのメンバー、ユーザーなしに設定できます。デフォルトでは、すべてのユーザーがパッケージにファイルを添付できます。[None (なし)] を選択した場合、パッケージに含めることができるのはメッセージだけです (Ad Hoc Transfer の機能は、以前のリリースの「メッセージを保護」機能に相当します)。
管理者は、パッケージに添付されたファイルに適用するファイルマスクのリストを指定できます。ファイルマスクリストの少なくとも 1 つのエントリに一致する添付ファイル (名前が一致するファイル) を許可するか拒否するかを設定できます。
最大ダウンロード回数のデフォルト設定は 20 です。これは、[No file may be downloaded from any package more than 20 times (ファイルをパッケージからダウンロードできるのは 20 回まで)] で設定されています。これは、ユーザーが 5 人の受信者にパッケージを送信した場合、各受信者は制限に達するまでこのパッケージからファイルを 4 回ダウンロードできることを意味します。ユーザーのニーズはさまざまであるため、厳しいダウンロード制限を実施するか、ユーザー独自の制限の設定を許可するか、またはユーザーのプロファイルで制限を設定するかを選択することもできます。
デフォルトでは、すべてのユーザーがダウンロード制限を変更できるように設定されています。デフォルト値は 10 です。管理者は、このオプションを [None (なし)] に設定することで、ダウンロード制限を厳しく適用することができます。管理者がユーザーのプロファイルでもオプションを設定した場合、ユーザーのプロファイルの設定が使用されます。これにより、デフォルト値で指定されたダウンロード制限が必要ない特定のユーザーをさらに制限することができます。
注: Mobile アプリケーションおよび Web では、パッケージごとのオプションは送信者に提供されていません。このデフォルト設定は、モバイルから送信されたパッケージのダウンロードを制限するために必ず使用される絶対値になります。これは、ユーザーごとのデフォルト設定でオーバーライドできます。ユーザーごとのデフォルト設定も、モバイルからのダウンロードを制限するために必ず使用される絶対値になります。[Web Interface (Web インターフェイス)] - [Users (ユーザー)] - [Profile (プロファイル)] の [User Settings (ユーザー設定)] にある [Attachment Download Limits (添付ファイルのダウンロード制限)] を参照してください。
変更を保存すると、その設定は新しいすべてのユーザーに適用され、新しい設定を既存のユーザーにも適用するためのオプションが提供されます。
このセクションでは、管理者は、ユーザーが一定期間内に送信できるパッケージの数 ([Default User Quota (デフォルトのユーザークォータ)]) と、1 つのパッケージ内のファイルの合計サイズ ([Default Per Package Quota (デフォルトのパッケージごとのクォータ)]) を指定するオプションを設定できます。これらのオプションのデフォルト設定はどちらも [No quota (クォータなし)] です。つまり、ユーザーはパッケージを制限なく送信でき、パッケージ内のファイルの合計サイズは無制限です。
管理者は、組織のデフォルト設定を変更することができます。これらのオプションはグループレベルでもユーザーレベルでも設定できるため、グループおよび個々のユーザーに対して組織の設定とは異なる設定を行うことができます。設定の説明は以下のとおりです。
管理者は、送信されるパッケージの合計サイズ (すべての添付ファイルを含む) と、クォータが適用される期間の両方についてデフォルト値を設定できます。変更を保存すると、設定した値は新しいすべてのユーザーに適用され、新しい設定を既存のユーザーにも適用するためのオプションが提供されます。
注: ゲストユーザーには、[Default User Ad Hoc Transfer Quota (デフォルトのユーザー Ad Hoc Transfer クォータ)] は適用されませんが、[Default Per-Package Quota (デフォルトのパッケージごとのクォータ)] は適用されます。
管理者は、1 つのパッケージに追加される添付ファイルの合計ファイルサイズを制限するためのデフォルト値を設定できます。変更を保存すると、設定した値は新しいすべてのユーザーに適用され、新しい設定を既存のユーザーにも適用するためのオプションが提供されます。
注: [Default Per-Package Quota (デフォルトのパッケージごとのクォータ)] はゲストユーザーに適用されます。
このセクションでは、管理者は、パッケージクォータの警告をパッケージの送信者に送付するタイミングを決めるオプションを設定できます。デフォルト設定では、送信者が自分のクォータの 80% 以上を使用すると警告されます。この値は [Default User Quota (デフォルトのユーザークォータ)] フィールドで設定されます。
これら 2 つのセクション ([Package Notifications (パッケージ通知)] リンクからアクセス) では、管理者は次のオプションを設定できます。
受信者への新着パッケージ通知では、[From: (差出人)] フィールドにシステムの通知サービスまたは送信者の E メールアドレスのいずれを表示するかを決めます。
デフォルトの [No (いいえ)] を選択すると、新着パッケージ通知の [From: (差出人:)] アドレスが、「UserDisplayName via OrgDisplayName Notification Service <email@domain.ext>」に設定されます。
[Yes (はい)] オプションには、[Include (含める)] または [Exclude (除外する)] が必要になります。これらはそれぞれオプションの [these domains (これらのドメイン)] フィールドと連動しています。これは実際には 4 つの選択肢になります。このうち 2 つは、各送信者の E メールアドレスに応じて条件付きになります。
ドメインの指定には、次のルールが適用されます。
注: 送信者の E メールアドレスを条件付きで使用すると、MOVEit 組織の SMTP サーバーで、通過できるドメインまたは通過できないドメインを指定する場合に役立つ可能性があります。これは、a) 元の送信者に返信する未登録受信者と b) 新しく自己登録した送信者の代わりに送信された新着パッケージ通知を処理する際に役立ちます。通過できるドメインからの E メールの場合は、送信者の E メールアドレスが [From: (差出人:)] フィールドで使用されるが、送信者の E メールのドメインでバウンスが発生する場合は、代わりに通知サービスが使用される (ただし、送信者の E メールアドレスは [Reply-To: (返信先:)] の値として使用される) ように、ドメインの仕様と設定を使用してください。
[New Package Notifications (新着パッケージ通知)] ([Allow Ad Hoc Plug-in to send notifications directly (Ad Hoc Plug-in が通知を直接送信できる)])
Ad Hoc Plug-in (Outlook) ユーザーの場合、このオプションを次のように設定できます。
注: このオプションを [Yes (はい)] に設定すると、一時ユーザー/パッケージのパスワード認証情報は必ず通知とは別個に送信されます。「未登録受信者 - 一時ユーザーのパスワード」セクションの注記を参照してください。
このセクションでは、管理者は、配信通知をパッケージの送信者に送付するタイミングを決めるオプションを設定できます。デフォルト値は [Send immediately (すぐに送信する)] と [First read by each recipient (各受信者が開封したとき)] で、パッケージの送信者は受信者がパッケージ通知を初めて読んだとき (または開いたとき) に配信通知を受け取ります。
管理者はこれらのオプションを変更して、送信者が各イベント (開封およびダウンロード) で個別の E メール通知を受け取らないようにすることができます。[Send every nn minutes (nn 分ごとに送信する)] オプションを使用すると、複数のイベント (たとえば、開封とダウンロードや、複数の受信者によるダウンロードなど) を 1 つの通知にまとめた配信通知が、指定した時間間隔に従って送信者に送付されます。また、管理者は、ファイルがダウンロードされた場合のみ、開封された場合のみ、あるいはその両方の場合に送信者に通知されるようにオプションを設定することもできます。
変更を保存すると、その設定は新しいすべてのユーザーに適用され、新しい設定を既存のユーザーにも適用するためのオプションが提供されます。