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Organisationen können MOVEit Transfer Ad Hoc Transfer für die Dateiübertragung von Person zu Person verwenden. Registrierte Benutzer können anderen registrierten Benutzern (und wenn aktiviert, auch nicht registrierten Benutzern, die dann als temporäre bzw. Gastbenutzer behandelt werden) ähnlich einer E-Mail-Nachricht mit Dateianhängen ein Paket bestehend aus einer Nachricht und Dateien zusenden. Wenn aktiviert, können sich nicht registrierte Benutzer auch selbst registrieren, so dass sie selbst Pakete versenden können.
MOVEit Transfer Ad Hoc Transfer: Austausch von Notizen, Nachrichten und Dateianhängen zwischen Personen
Welche Benutzer anderen Benutzern Pakete senden können, wird durch Adressbücher festgelegt, die vom Organisationsadministrator konfiguriert werden. Das Adressbuch eines Benutzers kann registrierte und im eigentlichen Sinne nicht registrierte Benutzer enthalten, die als temporäre Benutzer betrachtet werden. Die Übertragung zwischen nicht registrierten Benutzern ist nur mit Ad Hoc Transfer möglich (d. h. nicht über das über Ordner abgewickelte File Transfer).
Das Adressbuch ist eine Liste mit Benutzern und Gruppen, an die der Benutzer Pakete senden kann. Wenn aktiviert, können Benutzer auch Pakete an registrierte Benutzer senden, die sich nicht in ihrem Adressbuch befinden, sowie an nicht registrierte Benutzer, in welchem Fall MOVEit einen temporären Benutzer erstellt. Erhält ein Benutzer ein Paket von einem Benutzer, der nicht in seinem Adressbuch enthalten ist, wird dem Adressbuch des Empfängers ein Eintrag hinzugefügt, so dass er diesem Benutzer antworten kann.
Eine weitere Option, einem nicht registrierten Benutzer ein Paket zuzusenden, ist das Versenden mit einem Paketkennwort, in welchem Fall kein temporärer Benutzer erstellt wird. Ein Paketkennwort bietet ausschließlich Zugriff auf das gesendete Paket. Damit eignet es sich nur für die einmalige oder gelegentliche Korrespondenz mit Empfängern.
Auch Gruppen können Adressbücher haben. Die Einträge im Adressbuch einer Gruppe stehen automatisch allen Mitgliedern der Gruppe zur Verfügung.
Wer Pakete senden und empfangen kann, legt der Organisationsadministrator fest. Es gibt u. a. eine Option, die nicht registrierte Benutzer als Empfänger zulässt, sowie eine andere Option, die nicht registrierten Benutzern die Selbstregistrierung und somit das Versenden von Paketen erlaubt. Ebenso legen die Optionen fest, ob Benutzer auch Pakete an Empfänger versenden können, die sich nicht in ihren Adressbüchern befinden. In diesem Fall kann der Absender den Benutzernamen, den richtigen Namen oder die E-Mail-Adresse eines registrierten Benutzers bzw. die E-Mail-Adresse eines nicht registrierten bzw. temporären Benutzers direkt eingeben. Weitere Optionen regeln Kontingente auf Benutzer- und Paketebene, den Ablauf eines Pakets sowie Downloadgrenzen.
Ad Hoc Transfer benachrichtigt Empfänger beim Eingang eines neuen Pakets. In den meisten Fällen sind Benachrichtigungen ein wichtiger Bestandteil des Ad Hoc Transfer-Workflows; bei nicht registrierten Benutzern sind sie sogar unverzichtbar.
Der MOVEit Transfer-Administrator kann mit Richtlinien festlegen, wie viel Inhalt einer Dateiübertragung in einer Benachrichtigung enthalten sein darf, und zwar insbesondere für den Notizabschnitt des Pakets und in gewissem Maße auch für die Betreffzeile. Der Administrator kann eine Richtlinie festlegen, die bestimmt, wie der Notizabschnitt eines Pakets bzw. der Nachrichtenteil (bei in Outlook erstellten Paketen) behandelt wird. Soll dieser Teil beispielsweise sicher behandelt werden (nur über MOVEit versendet, ausgeschlossen aus E-Mail-Benachrichtigungen)? Oder soll er in den an die Empfänger gesendeten E-Mail-Benachrichtigungen zu neuen Paketen enthalten sein? Dabei kann der Administrator nicht nur die allgemeine Richtlinie festlegen, sondern den Benutzern auch die Einstellung dieser Option auf Paketebene erlauben, so dass sie von Fall zu Fall selbst wählen können, inwieweit sie der Sicherheit den Vorzug geben.
Wenn Secure the Note (Notiz sichern) aktiviert ist, wird der von den Absendern erstellte Nachrichtentext paketübertragungsorientiert behandelt. Dabei wird eine E-Mail-Benachrichtigung gesendet, jedoch ohne die von den Absendern erstellte Notiz. Diese Sicherheitsvorkehrung ist insbesondere sinnvoll, wenn die Benutzer in die Paketnotiz vertrauliche Informationen eingeben.
Wenn diese Option deaktiviert ist, wird der von den Absendern erstellte Nachrichtentext E-Mail-orientiert behandelt. Diese Vorgehensweise ist sinnvoll, wenn die Benutzer die Empfänger in der Paketnotiz informieren möchten, dass die angehängten Dateien sicher über MOVEit übertragen werden und sie die Dateien darüber hinaus in der Notiz kurz vorstellen möchten.
In Outlook handelt es sich bei der Notiz um den Text, den der Benutzer bei der Erstellung eines Pakets im Nachrichtenteil der E-Mail eingibt. Wenn die Notiz gesichert wird, wird dieser Text aus der E-Mail-Benachrichtigung an die Empfänger gelöscht. Der Text erscheint dann nur im Paket, nachdem die Empfänger dieses geöffnet haben. Absender sehen in ihrem Outlook-Postausgang dann nur die Benachrichtigungs-E-Mail, die den Empfängern per E-Mail zugesendet wurde. Wenn sie den gesendeten Text und das Paket sehen möchten, müssen sie sich bei ihrem MOVEit-Konto anmelden (über die Webschnittstelle oder die Mobile-App) und dort in ihrem Postfach für gesendete Pakete nachsehen.
Der in Outlook eingegebene Betreff ist in der Benachrichtigung zu einem neuen Paket immer enthalten. Ob aber die Betreffzeile der Benachrichtigung auch über die MOVEit-Webschnittstelle oder die MOVEit Mobile-App verwendet wird, hängt von der Einstellung der Option Secure the Note (Notiz sichern) im Paket wie auch von der Administratoreinstellung Comment Field (Kommentarfeld) ab.
In der Webschnittstelle und der Mobile-App kann das Feld From: (Von) (wie auch das Feld Reply to (Antwort an)) in E-Mail-Benachrichtigungen mehr oder weniger sicher eingestellt werden. (Bei mit dem Outlook-Plug-in versendeten Paketen wird der Absender der E-Mail immer angegeben.) Sie können festlegen, ob das Feld From (An) den Benachrichtigungsdienst des Systems oder die E-Mail-Adresse des Absenders enthalten soll.