Boîtes e-mail partagées

Conditions préalables : activer l'accès administrateurs aux paquets

Pour que les administrateurs d'organisation puissent accéder à et gérer la fonction Shared Mailbox (Boîte aux lettres partagée), un administrateur système doit au préalable activer l'accès administrateurs aux paquets :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur système.
2. Sélectionnez Orgs, puis sélectionnez l'organisation hébergeant la boîte aux lettres à partager.
3. Sous Security Information > Administrator Package Access (Informations de sécurité > Accès administrateurs aux paquets), assurez-vous que Package/attachment viewing (Affichage des paquets/pièces jointes) est défini sur Admins only (Administrateurs uniquement) ou sur Admins and GroupAdmins (Administrateurs et Administrateurs de groupe). Cliquez sur Change Settings (Modifier les paramètres) pour activer l'une de ces options.

• Activer une boîte aux lettres partagée.

Les utilisateurs administrateurs d'organisation peuvent activer une équipe ou une boîte aux lettres « partagée » :

1. Connectez-vous en tant qu'administrateur. Vous ne devez pas vous connecter en tant qu'administrateur système.
2. Accédez à Users (Utilisateurs) et sélectionnez l'utilisateur propriétaire de la boîte aux lettres que vous souhaitez partager.
3. Faites défiler l'écran vers le bas pour jusqu'à la zone Shared Mailbox Information (Informations de boîte aux lettres partagée). Initialement, aucun autre utilisateur ni aucun groupe n'est autorisé à accéder à la boîte aux lettres de l'utilisateur. Cliquez sur Edit Shared Mailboxes for this User (Modification des boîtes aux lettres partagées pour cet utilisateur).
4. Sélectionnez les utilisateurs/groupes auxquels vous souhaitez octroyer un accès partagé à cette boîte aux lettres, puis cliquez sur Add Entries (Ajouter des entrées). Le profil de l'utilisateur affiche désormais les utilisateurs/groupes que vous avez autorisés à accéder à sa boîte aux lettres.

• Afficher les paquets d'une boîte aux lettres partagée

My Mailboxes (Mes boîtes aux lettres) apparaît en haut de la page comme à l'accoutumée, après quoi est présentée chacune des boîtes aux lettres partagées avec l'utilisateur connecté.

Sur l'illustration, UserThree (l'utilisateur connecté) dispose d'un accès aux boîtes aux lettres partagées de UserOne et UserTwo :

Vous pouvez, dans une boîte aux lettres partagée, réaliser des opérations de paquets usuelles, telles qu'afficher ou répondre à des paquets dans la boîte de réception, créer, modifier et supprimer des brouillons et des modèles, afficher les paquets envoyés, envoyer des statuts de lecture de paquets, l'historique du paquet et afficher les paquets présents dans la corbeille.

Sur une boîte aux lettres partagée, les opérations suivantes ne sont possibles :

• Créer une boîte aux lettres personnalisée (« Ajouter une boîte... »)
• Vider la corbeille
• Afficher des brouillons créés par d'autres utilisateurs que l'utilisateur actuellement connecté

Notifications

Lorsqu'une boîte aux lettres est partagée, les notifications sont traitées de la manière suivante :

Notifications de nouveau paquet : Lorsqu'un paquet arrive dans boîte aux lettres partagée, tous les utilisateurs qui ont accès à la boîte aux lettres partagée reçoivent une notification de réception du paquet (lorsque l'administrateur a configuré les notifications). Vous verrez d'abord Mes nouveaux paquets en haut de la page, puis les Nouveaux paquets pour chaque boîte aux lettres qui est partagée avec vous.

• Delivery notifications (Notifications de livraison) : L'utilisateur connecté et l'utilisateur indiqué dans le champ « De : » du paquet reçoivent des notifications de livraison. Par exemple, la boîte aux lettres de UserOne est partagée avec UserTwo. UserTwo envoie un paquet et sélectionne UserOne dans le champ « De : ». UserOne et UserTwo reçoivent tous deux des notifications de réception. Les notifications sont envoyées comme suit :
  • Paquet lu : Une notification est envoyée lorsqu'un paquet est lu par le propriétaire de la boîte aux lettres partagée ou par tout utilisateur ayant accès à la boîte aux lettres partagée.
  • Pièce jointe téléchargée : Une notification est envoyée lorsqu'un des destinataires, ou tout utilisateur ayant un accès partagé à la boîte aux lettres d'un des destinataires, télécharge la pièce jointe.
  • Paquet supprimé : Une notification est envoyée lorsque le destinataire supprime le paquet de la corbeille sans l'avoir lu. La notification N'EST PAS envoyée lorsqu'un utilisateur, ayant un accès partagé à la boîte aux lettres d'un des destinataires, place le paquet dans la corbeille.
  • Utilisateur supprimé : Une notification est envoyée lorsque le compte d'utilisateur d'un destinataire est supprimé avant que le paquet ne soit lu. La notification N'EST PAS envoyée lorsqu'un utilisateur, ayant un accès partagé à la boîte aux lettres d'un des destinataires, est supprimé avant d'avoir lu le paquet.

    Remarque : Pour activer les notifications de livraison, l'expéditeur doit sélectionner Accusé de réception au niveau du paquet.

Statut de lecture

Pour voir le statut de lecture d'un paquet, vous devez le vérifier dans le dossier Envoyé de la boîte aux lettres expéditrice. Par exemple, la boîte aux lettres de UserOne est partagée avec UserTwo. UserTwo envoie un paquet et sélectionne UserOne dans le champ « De : ». Le paquet est envoyé à partir de la boîte aux lettres de UserOne. Pour voir le statut de lecture de ce paquet, UserTwo doit ouvrir le dossier Envoyé de la boîte aux lettres de UserOne. Lorsque vous ouvrez un paquet envoyé et cliquez sur More (Davantage) à côté du Statut de lecture, vous verrez uniquement les destinataires du paquet. Vous ne verrez pas les utilisateurs qui disposent d'un accès partagé à la boîte aux lettres du destinataire.

Remarque : Si vous envoyez un paquet à un utilisateur qui partage sa boîte aux lettres avec d'autres, vous ne verrez pas les personnes qui peuvent accéder au paquet.

Marquer des paquets comme Nouveaux/Non nouveaux

Vous ne pouvez marquer que vos propres nouveaux paquets comme « non nouveaux » dans l'écran Packages (Paquets).

Les nouveaux paquets d'une boîte aux lettres partagée restent marqués comme « nouveaux » jusqu'à ce que l'un des événements suivants se produise :

• Consultation du paquet par le propriétaire de la boîte aux lettres partagée
• Consultation et marquage du paquet comme « non nouveau » par tout utilisateur ayant accès à cette boîte aux lettres partagée à l'intérieur du paquet

Lorsqu'un utilisateur consulte un paquet dans une boîte aux lettres partagée et le marque comme nouveau/non nouveau à l'intérieur du paquet, le paquet est marqué comme nouveau/non nouveau pour tous les autres utilisateurs qui ont accès à cette boîte aux lettres partagée.

Envoi d'un paquet depuis une boîte aux lettres partagée

Pour envoyer un nouveau paquet depuis une boîte aux lettres partagée, connectez-vous avec votre propre compte, créez un nouveau paquet et sélectionnez, dans le champ « De : », la boîte aux lettres depuis laquelle vous souhaitez envoyer ce nouveau paquet. Les boîtes aux lettres qui sont partagées avec vous sont également visibles dans le plug-in Outlook et peuvent être sélectionnées.

Remarque : Le contenu du carnet d'adresses appartient à l'utilisateur sélectionné.

Réponses et transferts

Lorsque vous répondez ou transférez un paquet dans une boîte aux lettres partagée, le champ « De : » indique toujours le propriétaire de la boîte aux lettres partagée.

Entrées de journal

Lorsqu'un utilisateur effectue une action dans un paquet de boîte aux lettres partagée, le nom de cet utilisateur apparaît sous Username (Nom d'utilisateur) et le nom du propriétaire de la boîte aux lettres partagée apparaît sous Target (Cible).

Lorsqu'un utilisateur charge un fichier vers un paquet, le nom de cet utilisateur apparaît sous Username (Nom d'utilisateur) indépendamment de la boîte aux lettres.

Paramètres utilisateur

Les paramètres utilisateur du propriétaire de la boîte aux lettres partagée ont toujours priorité sur les paramètres des utilisateurs connectés. La seule exception concerne l'ensemble de règles DLP. L'ensemble de règles DLP de l'utilisateur connecté est toujours respecté.

Mobile

Vous pouvez accéder à des boîtes aux lettres partagées au sein de MOVEit Mobile.

Plug-in Outlook

Vous pouvez accéder à des boîtes aux lettres partagées dans le plug-in Outlook. Pour plus d'informations, voir l'aide du plug-in Outlook.