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Cette section permet à l'administrateur de spécifier la partie Note des paquets (le corps du message pour les paquets composés dans Outlook) qui doivent être gérés. Doivent-ils être gérés en toute sécurité (envoyés par MOVEit uniquement et exclus des e-mails de notification) ? Ou doivent-ils être inclus dans les e-mails de notification de nouveau paquet envoyé aux destinataires ? Après avoir spécifié la stratégie générale, déterminez si les utilisateurs doivent bénéficier d'une option par paquet.
Quelle est la stratégie générale de gestion des notes de paquet ?
Les utilisateurs peuvent-ils modifier la gestion de la note avec un paramètre Secure the Note (Sécuriser la note) par paquet ?
Remarque : Ces stratégies s'appliquent au plug-in Outlook (au texte saisi dans le corps de l'e-mail utilisé pour créer le paquet), à l'interface Web MOVEit et aux applications mobile MOVEit (iOS et Android), ainsi qu'au Web mobile MOVEit.
Secure the Note (Sécuriser la note) est une approche adaptée aux transferts de paquets pour le texte du message composé par les expéditeurs. Une notification par e-mail est envoyée par le service, mais elle exclut la note composée.
En revanche, Email the Note (Envoyer la note par courrier électronique) est une approche orientée e-mail pour le texte du message composé par les expéditeurs.
Par conséquent, une considération relative à l'option Secure the Note (Sécuriser la note) s'impose : Cette option n'est PAS adaptée aux utilisateurs souhaitant utiliser la note du paquet pour informer le destinataire qu'ils envoient les pièces jointes sécurisées via MOVEit, et pour présenter les fichiers. S'il écrivent une telle note, elle ne sera PAS visible dans l'e-mail de notification concernant le paquet.
D'un autre côté, l'option Securing the note (Sécuriser la note) est adaptée à la saisie d'informations sensibles et confidentielles directement dans la note du paquet.
Dans Outlook, la note est le texte que l'utilisateur entre dans le corps de l'e-mail en créant le paquet. Si la note est sécurisée, le texte est supprimé de l'e-mail qui est envoyé en guise d'e-mail de notification aux destinataires. Le texte apparaît uniquement dans le paquet une fois que les destinataires y auront accédé.
Les expéditeurs qui consultent leur dossier d'envoi Outlook ne verront que l'e-mail de notification envoyé aux destinataires. Pour voir le texte et le paquet envoyé, ils peuvent se connecter à leur compte MOVEit (via l'interface Web ou l'appli mobile) et accéder à leur boîte e-mail d'envoi (paquets).
L'objet saisi dans Outlook est toujours utilisé dans la notification de nouveau paquet. Cependant, pour l'interface Web MOVEit et MOVEit Mobile, l'objet est utilisé dans la notification de nouveau paquet si le paramètre Secure the Note (Sécuriser la note) est utilisé pour la note du paquet. Si la note du paquet n'est PAS sécurisée, l'objet saisi par l'expéditeur est toujours envoyé dans la notification de nouveau paquet. Si la note est sécurisée, alors le traitement de l'objet dépend du champ Comment (Commentaire) dans Web Interface - Settings - Appearance - Notification - Items Displayed (Interface Web - Paramètres - Apparence - Notification - Éléments affichés).
Cette section permet à l'administrateur de paramétrer des options qui déterminent le type de contenu qu'un utilisateur peut envoyer dans un paquet, et limiter le nombre de téléchargements de fichiers envoyés dans un paquet. Ces options s'appliquent à tous les utilisateurs de l'organisation. Notez que les options peuvent également être paramétrées au niveau du groupe et au niveau d'un utilisateur, afin que les groupes et les utilisateurs individuels puissent disposer de paramètres différents de ceux de l'organisation.
Les paramètres par défaut permettent à tous les utilisateurs d'envoyer des fichiers dans un paquet, et autorisent l'envoi de tous les types de fichiers. Les limites de téléchargements par défaut sont définies à 20 téléchargements par fichier, et tous les utilisateurs sont autorisés à définir une limite de téléchargement (10 par défaut) pour un paquet particulier.
L'administrateur peut modifier les paramètres par défaut pour son organisation. Les paramètres sont décrits ci-dessous :
La capacité à joindre un fichier à un paquet peut être autorisée pour tous les utilisateurs, pour les membres d'un groupe qui autorise les pièces jointes, ou pour aucun utilisateur. Par défaut, tous les utilisateurs peuvent joindre des fichiers à un paquet. Si « None » (Aucun) est sélectionné, les paquets ne peuvent contenir qu'un message (la fonctionnalité Ad Hoc Transfer est donc équivalente à la fonctionnalité « Secure Messaging » (Message sécurisé) disponible dans les versions précédentes).
Permet à l'administrateur de spécifier une liste de masques de fichier à appliquer aux fichiers joints au paquet. Les pièces jointes qui correspondent à au moins une entrée de la liste de masques de fichier (« celles dont le nom correspond ») peuvent être configurées pour être autorisées ou refusées.
Le paramètre par défaut pour le nombre de téléchargements maximum est 20. Cette limite est définie dans « No file may be downloaded from any package more than 20 times (Aucun fichier de n'importe quel paquet ne peut être téléchargé plus de 20 fois) ». Cela signifie que si un utilisateur envoie un paquet à 5 destinataires, chacun d'entre eux peut télécharger un fichier de ce paquet 4 fois avant que la limite soit atteinte. Les besoins de vos utilisateurs varient ; vous pouvez donc choisir d'appliquer une limite de téléchargement stricte, de permettre aux utilisateurs de définir leurs propres limites, ou de définir la limite dans le profil utilisateur.
Le paramètre par défaut est défini de manière à autoriser tous les utilisateurs à modifier la limite de téléchargement (10 par défaut). L'administrateur peut appliquer une limite de téléchargement stricte en sélectionnant « None » (Aucun) pour cette option. Si l'administrateur a également défini l'option dans le profil utilisateur, le paramètre du profil utilisateur est utilisé. Il s'agit d'un moyen de restreindre davantage des utilisateurs spécifiques qui n'ont pas besoin que la limite de téléchargement soit spécifiée dans la valeur par défaut.
Les applications mobiles et Web ne permettent pas aux expéditeurs d'utiliser l'option par paquet. La valeur par défaut définie ici devient une valeur absolue utilisée pour limiter les téléchargements de paquets envoyés par mobile. Elle peut être remplacée par le paramètre par défaut par utilisateur, qui est également utilisé comme valeur absolue pour limiter les téléchargements via mobile. Reportez-vous à la section Limites de téléchargement des pièces jointes sous Paramètres utilisateurs dans Interface Web - Utilisateurs - Profil.
Lorsque vous enregistrez des modifications, le paramètre configuré est appliqué à tous les nouveaux utilisateurs, et vous pouvez également appliquer le nouveau paramètre aux utilisateurs existants.
Cette section permet à l'administrateur de configurer les options qui déterminent le nombre de paquets qu'un utilisateur peut envoyer dans un délai spécifié (« Default User Quota (Quota utilisateur par défaut)) », et la taille totale des fichiers dans un paquet unique (« Default Per Package Quota (Quota par paquet par défaut)) ». Les paramètres par défaut pour ces options sont « No quota (Aucun quota) », ce qui signifie que les utilisateurs peuvent envoyer un nombre illimité de paquets et que le nombre de fichiers par paquet est illimité.
L'administrateur peut modifier les paramètres par défaut pour son organisation. Notez que ces options peuvent également être paramétrées au niveau du groupe et au niveau d'un utilisateur, afin que les groupes et les utilisateurs individuels puissent disposer de paramètres différents de ceux de l'organisation. Les paramètres sont décrits ci-dessous :
L'administrateur peut définir la valeur par défaut pour la taille totale des paquets envoyés, ce qui inclut tous les fichiers joints. Il peut aussi définir la valeur par défaut quant à la durée d'application du quota. Lorsque vous enregistrez les modifications, la valeur configurée est appliquée à tous les nouveaux utilisateurs, et une option permet d'appliquer également le nouveau paramètre aux utilisateurs existants.
Default User Ad Hoc Transfer Quota (Quota Ad Hoc Transfer utilisateur par défaut) ne s'applique pas aux utilisateurs invités, mais Default Per-Package Quota (Quota par paquet par défaut) s'applique.
L'administrateur peut définir la valeur par défaut, qui fixe une limite pour la taille totale des fichiers joints ajoutés à un paquet unique. Lorsque vous enregistrez les modifications, la valeur configurée est appliquée à tous les nouveaux utilisateurs, et une option permet d'appliquer également le nouveau paramètre aux utilisateurs existants.
Default Per-Package Quota (Quota par paquet par défaut) s'applique aux utilisateurs invités.
Cette section permet à l'administrateur de configurer les options qui déterminent quand les avertissements de quota de paquet doivent être envoyés à l'expéditeur du paquet. Le paramètre par défaut prévient l'expéditeur lorsque plus de 80 % du quota a été utilisé ; ce paramètre est défini dans le champ Default User Quota (Quota utilisateur par défaut).
Ces deux sections (ouvertes avec le lien Package Notifications (Notifications de paquet)) permettent à l'administrateur de configurer les options pour :
Pour les notifications de nouveau paquet pour les destinataires, décidez si le champ From: (De :) doit afficher le service de notification du système ou l'adresse e-mail de l'expéditeur.
La valeur par défaut No (Non) définit l'adresse From: (De :) de la notification de nouveau paquet comme suit : UserDisplayName via OrgDisplayName Service de notification <email@domain.ext>.
L'option Yes (Oui) nécessite Include (Inclure) ou Exclude (Exclure), qui fonctionnent chacun avec le champ facultatif these domains (ces domaines). Il en ressort quatre choix possibles, dont deux dépendent conditionnellement de l'adresse e-mail de chaque expéditeur.
Pour les spécifications de domaine, les règles suivantes s'appliquent :
Remarque : L'utilisation conditionnelle de l'adresse e-mail de l'expéditeur peut être utile si le serveur SMTP de votre organisation MOVEit spécifie les domaines qui peuvent être utilisés et ceux qui ne peuvent pas l'être. Cela peut également aider à gérer les notifications de nouveau paquet envoyées de la part de : a) destinataires non inscrits répondant à l'expéditeur d'origine, et b) nouveaux expéditeurs auto-inscrits. Utilisez les paramètres et spécifications de domaine afin que, dans le cas d'e-mails provenant de domaines validés, l'adresse e-mail de l'expéditeur soit utilisée dans le champ From: (De :). En revanche, dans le cas de domaines e-mail expéditeur refusés, le service de notification est utilisé à la place (mais l'adresse e-mail de l'expéditeur est utilisée comme valeur Reply-To: (Répondre à :)).
New Package Notifications (Notifications de nouveau paquet) (Autoriser le plug-in Ad Hoc à envoyer des notifications directement)
Pour les utilisateurs du plug-in Ad Hoc (Outlook), vous pouvez définir cette option comme suit :
Lorsque cette option est définie sur Yes (Oui), toutes les informations d'identification des utilisateurs temporaires/de paquet sont toujours envoyées séparément de la notification. Reportez-vous à la note de la section Destinataires non inscrits - Mot de passe de l'utilisateur temporaire.
Cette section permet à l'administrateur de configurer les options qui déterminent le moment où les notifications de livraison sont envoyées à l'expéditeur du paquet. Les valeurs par défaut « Send immediately (Envoyer immédiatement) » et « First read by each recipient (Première lecture de chaque destinataire) » signifient que l'expéditeur d'un paquet reçoit une notification de livraison lorsqu'un destinataire lit (ou ouvre) la notification de paquet pour la première fois.
L'administrateur peut modifier ces options afin que l'expéditeur ne reçoive pas une notification par e-mail séparée pour chaque événement (première lecture et téléchargement). Si l'option Send every nn minutes (Envoyer toutes les nn minutes) est utilisée, l'expéditeur reçoit une notification de livraison qui regroupe plusieurs événements (par exemple, première lecture et téléchargement, ou téléchargements par plusieurs destinataires) en une seule notification envoyée selon l'intervalle de temps spécifiée. L'administrateur peut également définir les options pour que l'expéditeur soit notifié uniquement lorsqu'un fichier est téléchargé, ou uniquement lors de la première lecture, ou les deux.
Lorsque vous enregistrez des modifications, le paramètre configuré est appliqué à tous les nouveaux utilisateurs, et vous pouvez également appliquer le nouveau paramètre aux utilisateurs existants.