情報マネージャは企業の共通情報についてのメールでの日常の問い合わせを自動的に処理するために手段を提供します。例えば、問い合わせを受信したことと後に対応する約束を含んだ受領確認で一般的な問い合わせに応答することを希望することがあります。
情報マネージャを使用するには、最初にユーザ ID が「Info」の特別なユーザアカウントを設定する必要があります。このメールアカウントは特定のユーザのものではなく、Info@yourcompany.com に宛てられたメールを受信します。誰かがこの Info アカウントにメールを送ると、次のような準備されていた応答を受信します。
「これは一般営業からの自動応答です。当社のスタッフが 2 営業日以内に返信いたします。」
情報マネージャのアカウントをより詳しいサブエリアに細分することができます。このエリアは問い合わせに応答してより詳細な情報を自動的に送信できます。
製品や価格や注文情報を列挙した自動応答や、一般の人々に提供する授業を説明した自動応答や、企業のニュースを送る自動応答の三つを持つことができます。
情報マネージャのアカウントをより専門的な応答に分割するために、Info アカウントのサブエリア (販売、授業、ニュース等) を作成します。このサブエリアから送信者はより詳しい情報を得ることができます。次に誰かがメールを Info@ipswitch.com に送信すると、IMail Server は以下のような Info アカウントサブエリアを説明する準備された応答を返します。
「Ipswitch にご連絡を頂きありがとうございます。我が社の製品についての情報には、Info-sales@ipswitch.com にメールにてご連絡ください。授業についての情報は、Info-classes@ipswitch.com にご連絡ください。最新の Ipswitch ニュースについは、Info-news@ipswitch.com にご連絡ください。」
次に送信者は Info-sales@ipswitch.com にメッセージを送信し、販売に関連した特別なメッセージを受信するか、あるいは Info-classes@ipswitch.com にメッセージを送信し、授業についてのメッセージを受信することができます。
情報マネージャで使用できるサブエリアの数に制限はありません。サブエリアに宛てられたメッセージは単に自動応答を始動させるだけであるため、ディスクスペースを取りません。言いかけると、サブエリアに宛てられたメールは保存するように指定しないとどこにも保存されません。